O zakazie kopiowania dokumentów rozmawiamy z Pawłem Żółtkiem ? właścicielem biura rachunkowego z Kobyłki
? Ostatnio w mediach dużo się mówi o zakazie skanowania i kopiowania dowodów osobistych.
? Tak to prawda. Wynika to z faktu, że od 12 lipca zmienią się w tym zakresie przepisy. Dziś jest tak, że skanowanie dowodów osobistych jest powszechną praktyką przy wypożyczaniu nart, rowerów czy samochodów. W ten sposób firmy próbują się zabezpieczyć przed kradzieżą sprzętu. Takie postępowanie wielokrotnie krytykowały instytucje odpowiedzialne za ochronę danych osobowych. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych powielanie dokumentów jest ryzykowne z uwagi na fakt, że dzięki temu łatwo przygotować kopię oryginału i potem wykorzystać ją w przestępstwie, np. wyłudzenia pożyczki.
? Wygląda na to, że te argumenty dotarły do rządu, który w końcu zakazał skanowania dokumentów.
? Tak, począwszy od kolejnego piątku, tj. od 12 lipca, firmy będą mogły co najwyżej poprosić o okazanie dowodu i spisać dane niezbędne do weryfikacji osoby, z którą będą zawierać umowę. Banki, firmy ubezpieczeniowe, telekomy, wypożyczalnie samochodów czy sprzętu plażowego zostaną pozbawione możliwości wykonania i przechowywania kopii dowodu. Na podstawie skanu dowodu można było utworzyć wierną replikę tego dokumentu. Od teraz zabronione też będzie tworzenie replik dokumentów, czyli np. dowodów kolekcjonerskich. Na marginesie warto dodać, że takie repliki kolekcjonerskie mogły być wykorzystywane często przy popełnianiu przestępstw. Teraz po prostu nie będzie można wykonywać takich replik. Za złamanie zakazu będzie grozić kara nawet do dwóch lat więzienia. Karą w takiej samej wysokości będzie zagrożone tworzenie kserokopii dokumentów.
? Czy zakaz dotyczy kopiowania wyłącznie dowodów osobistych?
? Zakaz dotyczy nie tylko dowodów osobistych, ale również innych dokumentów publicznych. Nie będzie można kopiować paszportu, prawa jazdy, karty pojazdu, legitymacji lekarskich czy legitymacji osoby niepełnosprawnej.
? Czy zakaz będzie bezwzględny?
? Ustawa dopuszcza pewne wyjątki. Repliką będzie tylko kopia lub odwzorowanie oryginału wielkości od 75 do 120 procent. Oznacza to, że każda kopia, która będzie mniejsza niż 75 procent oryginału i każda kopia która będzie większa niż 120 procent oryginału będzie dopuszczalna. Ustawa dopuszcza też kopiowanie w celach urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą. W związku z tymi wyjątkami część przedsiębiorców może próbować interpretować przepisy w korzystny dla siebie sposób i próbować skanować lub kserować dokumenty. Niemniej jednak w świetle przepisów o ochronie danych osobowych radziłbym zastanowić się nad tym, czy celu w postaci np. zapewnienia ochrony wypożyczanego sprzętu nie da się osiągnąć w inny sposób niż kopiowanie dokumentów ? chociażby poprzez spisanie niezbędnych danych z tych dokumentów.
Biuro Rachunkowe,
Kobyłka ul. Szeroka 6, tel. 22 786 06 11
www.mojerozliczenia.pl