O podpisie elektronicznym rozmawiamy z Pawłem Żółtkiem ? właścicielem biura rachunkowego z Kobyłki
? Coraz więcej dokumentów wokół nas jest elektronicznych. Deklaracje podatkowe są elektroniczne, komunikacja z ZUSem jest elektroniczna. Czym właściwie jest podpis elektroniczny i kiedy można go użyć?
– Podpis elektroniczny to nic innego jak dane elektroniczne, które w połączeniu z danymi, do których zostały dołączone, pozwalają zidentyfikować osobę, która złożyła podpis elektroniczny. Dokument podpisany podpisem elektronicznym może mieć takie same skutki prawne jak dokument podpisany tradycyjnym, własnoręcznym podpisem.
? Czy to prawda, że są różne podpisy elektroniczne?
? Tak, to prawda. Dla naszej rozmowy wystarczy jak powiem, że rozróżniamy dwa rodzaje podpisów elektronicznych.
? Jakie to rodzaje?
? Pierwszy to certyfikat kwalifikowany. Podpis złożony przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Certyfikat kwalifikowany można kupić u jednego z kilku dostawców. Firmy, które oferują e-podpisy są nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Jeśli zdecydujemy się na zakup e-podpisu, to otrzymamy zestaw, który zawiera kartę kryptograficzną, czytnik oraz płytę z oprogramowaniem. Aby rozpocząć korzystanie z e-podpisu będziemy musieli aktywować kartę oraz zweryfikować naszą tożsamość. Najczęściej zrobimy to w punkcie rejestracyjnym, czyli tam gdzie kupujemy e-podpis. Należy zaznaczyć, że certyfikat kwalifikowany jest płatny i należy go odnawiać co roku lub co dwa lata.
? Do czego wykorzystamy certyfikat kwalifikowany?
? Certyfikatem kwalifikowanym możemy podpisywać deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS, faktury elektroniczne. Możemy również użyć go do zawierania umów, do składania ofert w przetargach, a także pism do urzędów publicznych.
? Czy certyfikat kwalifikowany jest niezbędny dla przedsiębiorcy?
? Z pewnością jest przydatny, ale ponieważ jest to usługa płatna, to pewnie nie każdy zdecyduje się go kupić. Jeżeli przedsiębiorca nie zamierza składać e-podpisu na fakturach, umowach i ofertach przetargowych to w zupełności wystarczający będzie Profil Zaufany. Profil Zaufany to drugi rodzaj podpisu elektronicznego. Być może nie ma tak wielu zastosowań co certyfikat kwalifikowany, ale jego zaletą jest to, że jest bezpłatny. Należy jedynie pamiętać, aby go odnowić co trzy lata.
– A jak uzyskać Profil Zaufany?
– Na dwa sposoby. Należy założyć konto na ePUAP i zweryfikować swoją tożsamość w urzędzie administracji publicznej. Albo drugi sposób: przez bankowość elektroniczną. Ta opcja jest możliwa w siedmiu bankach. Są to: PKO Bank Polski, Bank Pekao, ING Bank Śląski, mBank, Santander, Bank Millenium, Inteligo a także Envelo należące do Poczty Polskiej.
? A co można załatwić przy użyciu Profilu Zaufanego?
? W zasadzie większość spraw związanych z prowadzeniem firmy. Dodatkowo można na bieżąco sprawdzać stan spraw. Można wysyłać i odbierać urzędową korespondencję. Profilu Zaufanego ePUAP można użyć do założenia firmy, do składania wniosków do CEIDG, do wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki, jawnej i spółki komandytowej przy użyciu systemu S24. Można złożyć wniosek do ZUSu i Urzędu Skarbowego o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu, można podpisać plik JPK, można zarejestrować kasę fiskalną. Tych spraw jest naprawdę dużo.
? A czego nie można załatwić przy użyciu Profilu Zaufanego?
? Nie można podpisać wszystkich deklaracji podatkowych, nie można zlikwidować spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nie można dokonywać zmian wpisu w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online w systemie S24 i nie można również dołączyć do wniosku o rejestrację spółki oświadczenia o tym, że spółka nie jest cudzoziemcem. Natomiast co do zasady Profil Zaufany w większości przypadków w zupełności wystarczy. A dodatkowo można za jego pomocą załatwiać również prywatne sprawy urzędowe nie związane z firmą. Każdy może założyć sobie Profil Zaufany.
Biuro Rachunkowe,
Kobyłka ul. Szeroka 6, tel. 22 786 06 11
www.mojerozliczenia.pl